押さえておきたいExcelにおける表を作成する際の時短テクニック

どうも、Webマーケターのかずやです!

Excelの作業効率化に欠かすことができない機能は実に様々。前回、公開した「必ずマスターしておきたいExcelを操作する上でのショートカットキー」に続いて、今回はExcelにおいて表を作成する際の効率的な時短テクニックを紹介していきます。

皆さんはExcelで表を作成する際に、いつも同じ作業を行うことが「大変だなあ」「面倒だぁ」と考えることも多いのではないでしょうか。

表を正確かつスピーディに作成するテクニックは実に様々。Excelではオートフィルや入力規則、条件付き書式設定など様々な機能が搭載されています。

Excelに搭載されているテクニックを活用し、皆さんの悩みを少しでも解消できれば幸いです。

1 データを入力する場合などに活躍するオートフィル機能

Excelには、数値を含むセルの中身を連続入力することができる オートフィル 機能が搭載されています。これは連続するデータを入力したり連続コピーなど、とても便利な機能の一つです。

ここではオートフィル機能を活用したテクニックを3つ紹介していきます。

1-1 連続するセルにデータを簡単に入力するテクニック

オートフィル機能を活用すると、連続するセルにデータを自動入力することができます。元になるセルの値によって連続データの入力やコピーすることも可能です。

まずオートフィルで連続データを入力する方法は、上下や左右で隣り合ったセルにそれぞれ数字を入力しましょう。

入力後にセルを選択し、右下角の■(フィルハンドル)にカーソルを合わせると「+」の形になります。そのままデータを入力したいセルまでドラッグをすれば、2つの数値のデータ間隔から規則性のある連続データが自動入力されるわけです。

オートフィル機能はドラッグするデータが数値を含んでいれば、連続データを入力することが可能です。しかし、ドラッグするデータが数値・数式・関数・漢数字・数値を含まない文字列のケースもあるでしょう。

このような場合は前述したような手順を踏んでも、連続データを入力することはできません。ドラッグした範囲に同じデータがコピーされることを覚えておきましょう。

1-2 データを連続コピーする方法

データや書式をコピーしたい場合でもオートフィルターを活用できます。

例えば「会社」というワードをコピーするのであれば、選択したセルの右下角にある■にカーソルを合わせましょう。コピーしたいセルまでドラッグすると、同じデータと書式がコピーされます。

オートフィル機能は曜日や月名、干支に至るまで自動入力することができます。また第1部署や第2部署のように数字と文字が組み合わさった文字列でも問題ありません。さらに計算式も計算式もオートフィルでコピーすることだってできるんです。

またオートフィルで表のデータや計算式をコピーすると、元となるセルの書式もコピーされてしまうため、コピー先の書式が消えてしまいます。

このように元のセルの書式を残したい時はオートフィル直後に表示される「オートフィルオプション」で設定内容を変更しましょう。

例えば「書式なしコピー」を選択するとセルの値だけがコピーされます。連続データではなく選択したセルの値をそのままコピーしたい場合は「セルのコピー」を選択しましょう。

オートフィルオプションはデータによって表示されるメニューが異なることがポイント。このようにオートフィル機能を活用すれば、カレンダーや日別での売上表なども簡単に作成することができます。

1-3 よく使用する一覧を簡単入力

社内の部署一覧や取り扱っている商品一覧など、毎月表を作成する際にその都度入力していたら時間を大きくロスしてしまいますよね。

このような、よく使用する一覧は「ユーザー設定リスト」に登録しておくことがおすすめ。もちろんオートフィルタで連続データとしても入力することができます。また一度登録を済ませておけば、他のブックでもいつでも使用できることがメリット。

まずよく使用する一覧を「ユーザー設定リスト」に登録しましょう。

登録したい一覧を選択し、上部に表示されている「ファイル」タブを選択。次に「オプション」をクリックし、「Excelのオプション」ダイアロボックスで「詳細設定」をクリック。右下に表示されている「ユーザー設定リストの編集」ボタンを選択しましょう。

保存したい、よく使用する一覧がユーザー設定リストに表示されていることを確認します。次に「インポート」ボタンをクリック。リストに追加されていることを確認したら「OK」ボタンを選択し、「Excelのオプション」ダイアロボックスで「OK」をクリックすれば完了。

ユーザー設定リストに登録した一覧をオートフィルで連続入力する方法は、登録した一覧の値を入力します。セルの右下にでてくる■にカーソルを合わせ、ドラッグすれば登録した一覧が連続入力されます。

Macの場合は、設定方法の手順が異なることを覚えておきましょう。

Excelメニューの「環境設定」をクリックし、「Excel環境設定」内の「ユーザー設定リスト」を選択。「ユーザー設定リスト」ダイアログボックスで、「リストの取り込み元範囲]」ボックスをクリックし、右側のアイコンをクリック。

ワークシートの画面に切り替わるので、登録したいセルを選択し「インポート」ボタンを押しましょう。リストの項目に選択した一覧が表示されれば、赤丸の閉じるアイコンをクリックすれば完了です。

2 関数を活用したテクニック術

Excelで表を作成する際は関数を活用すると、より効率的に作業を進めることができます。ここでは表を作成する場合に関数を活用したテクニック術を3つ紹介していきます。

2-1 ふりがなを自動表示させる「PHONETIC」関数

名簿などを作成する際に漢字の氏名を入力した後に、フリガナを入力することもあるでしょう。

もう一度同じ読みでフリガナを入力するのは二度手間ですよね。そんな時に使えるテクニックは「PHONETIC」関数です。これは漢字の読みを取り出して表示してくれる便利な機能で、入力の手間が省けるのでおすすめ。

まずフリガナを表示するセルをクリックし「=PHONETIC(A3)」と入力。カッコ内にあるA3はフリガナを表示させたい、元になるセルの番号になります。

またフリガナを平仮名で表示させたいケースもあるでしょう。そのような場合は、漢字で記載されている元のセルを選択します。「ホーム」タブの「ふりがなの表示/非表示」の「▼」を押し、「ふりがなの設定」をクリック。

「ふりがなの設定」ダイアロボックスで「ひらがな」を選択し「OK」ボタンを押せば、表示が平仮名に変更されます。

2-2 土日のセルに色を付けて区別する「WEEKDAY」関数

スケジュール表で土日の行だけ色を自動で設定するには、「WEEKDAY」関数を使いましょう。

土曜日は日曜日かを調べ、条件付き書式を使用して曜日別にセル色を設定します。

書式を設定したいセルを選択しましょう。次に「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」をクリック。

「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。入力欄に「=WEEKDAY($A2)=7」の条件式を入力。「書式」ボタンをクリックし設定する書式を指定し「OK」ボタンをクリックしたら完了です。

2-3 行を削除すると連番がずれてしまうのを防ぐ「ROW」関数

表を作成後に行を削除したり、挿入すると番号が振っていた際にズレが生じてしまうことも。そんな時には「ROW」関数を活用することで、セルの行番号を取得しましょう。これにより連番が自動で表示され、行の削除や挿入した場合でも対応することができます。

まず連番を入力するセルをクリックし、「=ROW()-1」と入力。すると数字が表記されるので、表示させたいセルまでドラッグすれば連番が表示されます。

これを設定しておけば、行を削除しても欠番になることはなく、自動的に連番が振り直されることがポイントです。

3 書式設定を活用したテクニック

表を作成する際に書式を変更することも多いですよね。例えば数値の表記を千単位にしたり、小数点の位置を揃えたい場合などに使えるテクニックを紹介していきます。

3-1 入力した内容をそのままセルの内容として確定するテクニック

Excelはセルに入力した文字によって数式と認識されるなど、こちらが意図していない認識をされる文字がいくつかあります。

例えば「001」と入力しても「1」と表示されることがありますよね。

このような場合はセルに入力する文字の先頭に「’」を入れることでそのままセルの内容にすることができるんです。

前述した内容は一つのセルに対しての方法でしたが、文字列でも表示形式を設定すれば同様の仕様になります。

この場合はセル範囲を選択し「ctrl」と「1」キーを押しましょう。「セルの書式設定」の「表示形式」の分類から「文字列」を選択し「OK」ボタンをクリックすれば完了。また「表示形式」の分類でパーセンテージや日付などの選択も可能なので、入力したい形式に設定することで作業効率が上がるテクニックです。

3-2 小数点の位置を揃えるテクニック

小数点以下の桁数が異なる数値をセルに表示すると、小数点の位置がバラバラで読みづらくなってしまいます。

数値の1桁を表す書式番号の「?」を使用することで、小数点の位置を揃えることができます。例えば「?.??」で小数点以下2桁に揃えることができるんです。

表示形式を変更したいセルを選択し、「セルの書式設定」ダイアロボックスを表示しましょう。

「分類」で「ユーザー定義」を選択し、「種類」に「?.??」と入力後「OK」ボタンをクリック。これを設定すれば小数点位置が揃い、小数点以下2桁まで表示されるように設定ができます。

3-3 空白のセルに色付けをして入力漏れを防ぐテクニック

表を作成し完成したと思っていても、一部分の入力漏れがあったりしたこともあるでしょう。

作成時に気づくことができれば問題ありませんが、これが上司やクライアントに提出後に発覚なんてことになれば一大事です。

そのような場合は条件付き書式を設定しましょう。これは条件に一致したセルに色付けを行ったりアイコンを表示することができる機能です。例えば数値や文字列、日付の値によって色を変更するどの設定もできます。その他にも空白のセルに色付けを行うこともできるので便利な機能の一つ。

条件付き書式で空白部分のセルに色付けを行う手順は、表内の入力漏れをチェックしたいセル範囲を選択しましょう。次に「ホーム」タブの「条件付き書式」内にある「新しいルール」をクリック。ルールの種類を選択してくだいとでてくるので「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。「次のセルのみを書式設定」で「空白」を押し、「書式」ボタンをクリック。その後、塗り潰しの色を選択し、「OK」ボタンを押したら完了です。

この設定を実施すると選択した表の未入力のセルに色が設定されます。これを活用すれば、一目で入力漏れが無いかを確認できるのでとても便利な機能です。

まとめ

今回はExcelでの表作りをより効率的に行うためのテクニックを、「オートフィル機能」「関数」「書式設定」の3つの観点から紹介してきました。

オートフィル機能を活用することで連続入力やコピーができるなど、とても便利な機能の一つ。

関数は使用方法によっては手作業とは比べ物にならないくらいほど速く、かつ正確に実施できることがポイント。

また書式設定も表を作成するにあたって、活用できるテクニックが搭載されています。

Excelに搭載されている機能を上手に活用し、これからの仕事をより効率よく時短に結び付けていけるといいですね。

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