Excelテクニック入門編!ショートカットキーをマスターし仕事を効率化させよう!

ビジネスマンにとって仕事の効率化は永遠の悩みではないでしょうか。このテーマはビジネスマンであれば誰もが考えさせられるものであり、答えを常に模索しているはずです。

申し遅れました!最近、大好きな生ビールを控えているせいか、手の震えが止まることをしらないWebマーケターのカズヤです。

仕事を進めていく上で色々なデータを表でまとめたり、お金や数字の計算をすることってよくありますよね。その際にExcelを利用する方も多いのではないでしょうか。

Excelは業務を進めていく上で欠かすことができないツールの一つ。初心者でも使いやすいことから、幅広く利用されているアプリソフトです。

しかしながら資料作成に追われ、気付けば社内に残っているのは自分だけなんてことも…。いつも定時に退社している、あのデキル上司はどんな風に利用しているんだろうと考えたり、もっとサクサクと使えたらどんなに便利なんだろうと悩みは尽きないもの。

実はExcelには基本機能やその応用術、また関数を駆使したテクニック方法に至るまでその内容は実に様々。その中でもExcelのショートカットキー機能は実に様々で、その数なんとMacで185個!一方Windowsの場合、その数はなんと驚愕の246個も機能が設定されているんです!

そこで今回は入門編として、必ずマスターしておきたいExcelを操作する上でのショートカットキーについて説明していきます。

1 さくっと入力したい際に活用できるショートカットキー

1-1 書式設定を変更したい場合のテクニック

Excelで資料を作成することが多いかと思いますが、その際に日付や通貨など書式設定を変更することはよくありますよね。

その様な場合は「ctrl」と「1」を押すことでセルの書式設定のダイアログボックスを表示することができます。

日付や時刻などの表示形式はもちろんですが、「フォント」「罫線」「塗りつぶし」などの設定も可能。これによりスムーズに書式設定を変更することができ、表を頻繁に作成する方へおすすめです。

1-2 手軽にコピー・ペーストしたい場合に役立つショートカットキー

Excelでのデータ入力時に、隣のセルと同じ値を入力することも多く面倒に感じることも。

そのような場合「ctrl」と「D」を押すとすぐ上のデータをコピーすることができます。またすぐ左の値をコピーしたい時は「ctrl」と「R」を押しましょう。これはWindows、Mac共に操作方法は共通。

更に選択した範囲内で「データ」「数式」「書式」を行や列全体にコピーすることも可能です。

行であれば一番上のセル上で「ctrl」と「D」を押すとコピー・ペーストすることができます。列の場合は「ctrl」と「R」を押すと選択した範囲の中で一番左列の内容と書式を一番右の列までコピー・ペーストすることだって可能。

コピー・ペーストはよく使いますが、繰り返すのって大変ですよね。このショートカットキーを活用すれば、画面上に収まりきらない範囲でも一瞬でコピー・ペーストすることができます。

1-3 離れたセルと同じデータをまとめて入力したい場合

離れた場所にある複数のセルに同じデータを入力るることも多いのでは。一つずつ入力していては時間がかかってしまいますよね。

そんな時は先に複数のセルを選択します。やり方の手順は1ヶ所目をクリックし選択し、2カ所目以降はMacであれば「command」を押しながらクリックし選択。その際にセル上の色がグレーに変更されるので、データを入力後に「command」と「enter」で確定しましょう。そうすると選択した複数のセルに同じデータが一瞬で入力することができます。

Windowsの場合は「command」の部分を「ctrl」キーにすることで対応することができます。

また入力済みのセルの値を別のセル範囲に一気に入力することも可能です。

既に入力されているセルの値と同じ値を離れたセルに入力する手順は前述した通りの流れで、最後に入力済みのセルを選択します。その際に「F2」を押し、セル上にカーソルを表示されたら「command」もしくは「ctrl」と「enter」で確定しましょう。

1-4 同じ列の文字列を一覧から選択し入力する方法

表の同じ列に繰り返し入力する値がある場合にMacであれば「option」と「↓」を押しましょう。これにより同じ列にある値が一覧で表示させることができ、表示された一覧から値を選択するだけで入力完了です。

Windowsであれば「alt」と「↓」を押すことで同様の選択が可能になります。ただし数式、数値、日付は一覧には表示されないので覚えておきましょう。

2 セル移動や選択する際のテクニック

2-1 移動する場合や範囲を選択する際のショートカットキー

Excel上でセルを移動する場合や範囲を選択する場合でも、役に立つ機能が設定されています。

表を作成中に一番端へ移動したい場合には、Windowsであれば「ctrl」と「進みたい方向の矢印キー」。一方Macであれば「command」と「進みたい方向の矢印キー」を押すことで移動することが可能です。

その他にも範囲を選択しながら左右上下へと移動することも。これは「shift」と「進みたい方向キー」でWindows、Mac共に共通です。

また範囲を選択しながらそれぞれの端へ移動したい場合はWindowsの場合は「ctrl」と「shift」、「進みたい方向キー」を押しましょう。Macであれば「command」と「shift」、「進みたい方向キー」です。

2-2 行や列全体を選択したい場合

Excelでは選択しているセルの行や列全体を選択できるショートカットキーがあります。これにより範囲を素早く変更することができるので、とても便利な機能の一つ。

Excel上で行や列全体を選択したい場合に使用するショートカットキーは以下の通り。

Windows Mac 効果
shift+space shift+space セルのある行全体を選択
ctrl+space command+space セルのある列全体を選択
ctrl+A command+A セルのある行、列全体を選択

選択しているセルの行全体を選択したい場合はWindows、Macともに「shift」と「space」キーを押します。この操作の場合に複数のセルを選択していれば、複数行まとめて選択が可能です。1つの行全体を選択した状態で「shift」と「↑」もしくは「↓」を押すと、選択した範囲を変更することができます。

次に列全体を選択したい際はWindowsであれば「ctrl」と「space」キーですただし、このショートカットキーは入力モードに制限があり、列を選択の際は英数入力モードに変更しておくことがポイント。日本語入力モードでは使用ができないため注意が必要です。

行を選択するケースと同様に複数のセルを選択していれば、複数列まとめて選択ができます。また1つの列全体を選択した状態で「shift」と「←」もしくは「→」を押すと、選択した範囲を変更することが可能です。

2-3 選択した行や列を削除したい場合や挿入したい場合に役立つショートカットキー

Excelで表などを作成していると、行や列ごと削除したいなんてことも多いのでは。

その様な場合は、まず初めに削除したい行や列を決定し行数や列数をクリックします。そこでWindowsであれば「ctrl」と「-」。Macの場合は「command」と「-」で削除することができます。

一方、行や列を挿入したいケースであれば削除する手順と同様で、Windowsの場合「ctrl」「shift」「+」を押しましょう。またMacは「command」「shift」「+」を押しましょう。

3 手軽に編集できるショートカットキー

3-1 同じことを繰り返す場合のテクニック

Excelで操作していると同じ操作をしていることってありませんか?その都度同じ作業を繰り返してしまいがちですが、これもショートカットキーを習得することで改善することができます。

繰り返すショートカットキーが使える直前の操作は以下の通り。

  • セルの塗り潰し
  • 太字または下線の設定
  • 文字色お変更
  • 文字の配置
  • 行・セルの挿入や削除
  • セルの結合
  • セルの罫線
  • シートの削除

上記以外の操作は繰り返しができない場合があるので、注意が必要です。

操作方法はWindowsでもMacでもショートカットキーは2通り。まずは「F4」キーでWindows、Mac共に共通です。

これ以外にもWindowsの場合は「ctrl」と「Y」。Macであれば「command」と「Y」で繰り返しの操作ができます。

逆に操作を繰り返しではなく、戻りたい場合にはWindowsであれば「ctrl」と「Z」。Macの場合、「command」と「Z」で一つ前の操作に戻してくれます。

3-2 Excelでセルに入力されているデータを編集するショートカットキー

Excelでセルに入力されているデータを編集したい場合、そのまま打ち込んでしまうと文字が消えてしまいます。

そこで編集したいセルを選択し「F2」を押しましょう。これはWindows、Mac共通です。

画面上の左下に「準備完了」と記載されている部分があります。編集したいセル上で「F2」を押すことで「編集」に切り替わり、その状態で文字を打ち込めばデータを編集することができます。

編集モードを解除するにはWindowsの場合は「enter」。Macであれば「return」を押しましょう。

4 シートブック操作を素早く行うテクニック

4-1 新規シートを挿入したい際に活用すべきショートカットキー

資料を作成していると、一つのシートで収まらないなんてこともしばしば。新しくシートを挿入したい場合には「shift」と「F11」。これはWindowsもMacの場合も共通です。

これで現在のシートの左側に新規のシートが挿入されます。もちろん何度も押すとその分だけシートが増えていく仕組みです。

また同じファイル内ではなく、新しい空白のブックを「ctrl」と「N」で作成することが可能。これはWindows、Mac共に共通ですが、Macであれば「command」と「N」を押しても同様です。

4-2 隣のシートに移動したいなんて時もショートカットキー

資料をまとめていると一つのシートで収まらず、気づけば多くのシートを作成しているなんてことも。シート移動のたびにわざわざカーソルを画面の下に持っていかず、移動できるショートカットキーが存在します。

Windowsの場合、「ctrl」と「page up」で今のシートの左隣のシートへ移動。一方「ctrl」と「page down」であれば右隣のシートへ移動します。

Macであれば「option」と「←」で左隣へ。右隣への移動したい場合は「option」と「→」で移動することができます。

4-3 データ保存する際のショートカットキー

Excelで表を作成し、Macでデータを新規で保存する際は「command」と「S」。Windowsであれば「ctrl」と「S」です。新規で保存した後は同じショートカットキーを押すと、上書き保存に切り替えてくれるのでとても便利。

また「F12」もデータを保存する際の方法の一つ。しかしこちらは新規の保存のみで、ボタンを押すと「名前をつけて保存」のダイアロボックスを表示することができます。

保存後に再度、ボタンを押しても上書き保存にはならないので覚えておきましょう。

最後に

今回はビジネスマンが仕事を進める上で必要不可欠なExcelについて、数あるExcelのショートカットキーの中から厳選し紹介してきました。しかしながら、せっかく覚えたショートカットキーも使用しなければ意味がありません。

自分が何を目的としてExcelを利用しているかによって、活用できるテクニックは異なってきます。当然ながら一気に全てのショートカットキーを習得するには時間と労力が必要です。

1つ、2つだけでも自分に合ったテクニックを習得することで、きっと作業効率は格段に上がるはず。そこから徐々にマスターできる数を増やしていけばいいわけです。

そこで自分がよく使用する機能を、まずは重点的に覚えていきましょう。

覚える際のポイントは、実際に作業しながら頭と体で覚えていくこと。頭だけで記憶しようとすると、すぐに忘れてしまうのが人間の性。始めの内はどうしても慣れていないので、ショートカットキー を使用せず自分のやり方をしてしまいがち。そこをぐっとこらえ、反復し習得することがポイントです。

いきなり全てをマスターするには莫大な時間がかかってしまいます。そこで自分に合ったテクニックを習得することで、これからの仕事を効率化していきましょう。

今回は入門編になりますが、定期的に配信していくので参考にしていただけると嬉しいです。一つ一つマスターすることで仕事を効率化し、残業を減らすことでプライベートの時間を有意義に使えるビジネスマンを目指しましょう♪

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